Трудові книжки в Україні потрібно оцифрувати до 10 червня: як це зробити

До 10 червня 2026 року українцям потрібно перевести свої паперові трудові книжки в електронний формат. Якщо цього не зробити вчасно, частину трудового стажу можуть не врахувати під час призначення пенсії. Інколи також потрібно надати додаткові документи.

Про те, навіщо українцям потрібно оцифрувати трудові книжки та як це зробити, розповідає редакція сайту Новини.LIVE з посиланням на Головне управління Пенсійного фонду України в Луганській області.

Навіщо оцифровувати трудові книжки в Україні

Оцифрування дозволяє зберегти всі записи про роботу навіть у випадку втрати паперової книжки. У Пенсійному фонді пояснюють, що іноді для підтвердження стажу однієї трудової книжки недостатньо, тому можуть знадобитися додаткові документи.

За словами керівниці сервісного центру №7 Головного управління Пенсійного фонду України в Луганській області Наталії Остановської, під час подачі документів інколи потрібно додати скановані копії:

• військового квитка;
• диплома про освіту;
• свідоцтва про народження дитини.

Ці документи допомагають підтвердити окремі періоди, які також можуть зараховуватися до страхового стажу.

Як подати трудову книжку на оцифрування в Україні

Подати документи можна онлайн через вебпортал Пенсійного фонду. Для цього потрібно:

1. Увійти в особистий кабінет на порталі Пенсійного фонду за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП).
2. У меню "Комунікації з ПФУ" відкрити розділ "Відомості про трудові відносини".
3. Заповнити свої дані та погодитися на обробку персональної інформації.
4. Додати скан-копії необхідних документів.
5. Натиснути кнопку "Підписати та надіслати до ПФУ".

Після розгляду заявки перевірити її статус можна у розділі "Мої звернення" в особистому кабінеті.

Якими вимогам мають відповідати скан-копії

Скановані сторінки трудової книжки потрібно завантажувати у хронологічному порядку. Важливо, щоб на них було чітко видно текст і всі реквізити документа: назву, серію, номер, дату видачі, печатки, підписи, прізвище, ім’я та по батькові власника, а також записи про трудовий стаж.

Файли мають бути збережені у форматі JPG або PDF, а розмір кожного не повинен перевищувати 1 МБ. Рекомендована якість сканування становить 300 dpi, що дозволяє забезпечити достатню деталізацію зображення. Також бажано, щоб назви файлів відповідали типу документа, який завантажується.

Як кількість стажу впливає на розмір пенсії в Україні

В Пенсійному фонді України пояснюють, що розмір майбутньої пенсії залежить від двох основних показників:

• тривалості страхового стажу;
• заробітної плати, з якої сплачувалися внески.

Чим більший стаж і вища офіційна зарплата — тим більшою буде пенсія. Страховий стаж зараховується лише за ті місяці, коли роботодавець сплачував внески до Пенсійного фонду не менше мінімального платежу. 

Раніше ми писали, що багато людей похилого віку просто не знають про всі права, які їм гарантує закон, а тому не користуються ними у повному обсязі. Насправді держава передбачила чимало пільг і знижок, які можна отримати, маючи пенсійне посвідчення.

Також ми розповідали, що в Україні люди поважного віку можуть отримувати не тільки звичайну пенсію, а й різні додаткові виплати. Наприклад, після 70 років передбачені вікові надбавки, які ще більше зростають у 75 і 80 років. І це далеко не всі виплати, які передбачені законодавством.