До 2000 грн штрафу через документи — що повинні знати ФОПи

Фізичні особи-підприємці повинні зберігати документи, пов’язанні з веденням господарської діяльності. Законом встановлено терміни, протягом яких необхідно забезпечити цілість інформації про ФОП. За порушення затверджених строків загрожує відповідальність у вигляді штрафів.

Сайт Новини.LIVE розповідає, скільки треба зберігати документи і які штрафи у 2025 році.

Терміни зберігання документів ФОП

Вони визначені в Податковому кодексі України. Згідно з пунктом 44.3, платники податків зобов’язані забезпечити цілість первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, іншої інформації, пов'язаної з обчисленням і сплатою податків/зборів, протягом таких строків:

• 2555 днів (7 років) — документи, необхідні для здійснення податкового контролю;
• 1825 днів (5 років) — первинні документи, фінансову звітність, інформацію щодо виплачених нерезиденту доходів (прибутків) із джерелом їх походження;
• 1095 днів (3 роки) — документи, на які не поширюються вимоги підпунктів 44.3.1 та 44.3.2 ПКУ;
• 1095 днів (3 роки) — відомості, пов’язані з виконанням вимог іншого законодавства, включно з дозвільними документами.

Водночас існують цікаві уточнення. Державна податкова служба у своїх роз'ясненнях (ЗІР категорія 129.01) наполягає на зберіганні документів до проведення перевірки контролюючим органом, навіть якщо встановлені терміни пройшли.

Плюс варто знати про вимогу 44.3.4 ПКУ, згідно з якою ФОП зобов’язаний передати до архіву документи за період діяльності не менш як 1825 днів, що передували даті ліквідації. Ця норма з’явилася в Податковому кодексі відносно нещодавно, з 28 квітня 2023 року. Виходить, ФОПу не можна знищувати звітність за останні 5 років перед ліквідацією власної справи.

Але немає уточнення щодо таких питань:

• чи всі документи потрібно передати в архів;
• коли саме виконати вимогу — відразу після реєстрації припинення ФОП чи після проведення перевірки.

Штрафи за незберігання документів

Стаття 121 ПКУ говорить, що порушення встановлених строків зберігання документів з питань обчислення і сплати податків, бухгалтерської та статистичної звітності, первинки тощо тягне за собою накладання фінансової санкції у розмірі 1020 грн. У разі повторного притягнення до відповідальності протягом року сума збільшиться до 2040 грн.

Що стосується ФОП, зареєстрованих на територіях активних бойових дій або тимчасової окупації, вони можуть подати в контролюючий орган повідомлення у довільній формі про неможливість вивезення документів. Тоді штрафи не застосовуються.

Нагадаємо, фізичні особи-підприємці повинні заплатити податки у квітні. Суми залежать від обраної групи спрощеної системи. Представники 1 та 2 групи мають фіксовані ставки, а 3 група сплачує податки відповідно до квартального доходу.  

Також ми писали, що деякі українці мають право не сплачувати єдиний соціальний внесок за себе. Це стосується підприємців на загальній системи оподаткування, які не отримали прибуток за звітний період. Також є інші категорій ФОПів із пільгами.