Як асистент нового покоління допомагає бізнесу не горіти

П’ятнадцять років тому опис вакансії "помічник керівника" звучав приблизно так: відповідати на дзвінки, вести календар, бронювати квитки, готувати каву о дев’ятій. Сьогодні власники й CEO наймають Executive Assistant — людину, яка стає продовженням їхньої операційної волі.
Це не секретар, а міні-СОО: бере на себе потік інформації, координує проєкти, фасилітує рішення й часто заміщує керівника на нарадах.

Що змінилося в бізнесі і чому?

Швидкість бізнесу зросла в рази. Засновник уже не встигає "тримати все в голові": мессенджери, контракти, перемовини, крос-функціональні проєкти. Без "сортувальника" задач він потоне у власному To-Do.

Інструменти дають змогу делегувати більше. Slack, Notion, Trello, AI-боти дозволяють асистенту не просто фіксувати доручення, а виконувати їх до результату: від підготовки зустрічі з інвестором до запуску мініпроєкту.

Гроші — не головне. Економія часу CEO — найцінніший актив. Коли асистент щотижня "повертає" власнику двадцять годин, за пів року це перетворюється на нові продукти й підписані контракти.

Кандидати теж еволюціонували. Люди, які йдуть в Executive Assistant, бачать траєкторію: сьогодні — права рука, за два-три роки — операційний керівник або head of projects.

Яких спеціалістів шукають сьогодні?

Конектор. Вміє розмовляти з інвестором, дизайнером і кур’єром однією мовою, зберігаючи повагу й ефективність.

Project-менеджер. Може перетворити хаотичні думки CEO на чіткий план, дедлайни й Checklist Done.

Аналітик. Підготує бріф, звіт, презентацію, перш ніж керівник встигне попросити.

Фільтр інформації. Гасить зайві "пожежі", показує керівнику тільки те, що справді потребує його уваги.

Хто шукає асистента, а хто — секретаря

Описуйте реальні болі, а не абстрактні обов’язки. Сформулюйте, що саме забиратиме асистент: щоденний inbox-zero, управління відрядженнями, підготовка дашбордів, координація підрядників.

Запровадьте тестовий спринт. Дайте кандидату п’ять-сім різноформатних задач — від організації зустрічі з клієнтом до зведеної фінансової таблички. Побачите, як людина працює з хаосом у реальному часі.

Проведіть "живу" симуляцію. На співбесіді CEO навмисно "скидає" сумбурний потік доручень. Хороший асистент тут же структурує, перепитає, поставить таймлайн і запропонує рішення.

Перевірте амбіцію. Запитайте: "Уявімо, що за три роки ви керуєте операційкою. Який перший крок зробите сьогодні?" Потенційний СОО дасть системну відповідь, "людина з кавою" — розгубиться.

Платіть, як за strong middle-менеджера. Роль виглядає "молодшою", та ефект від неї — як від ще одного топа. Економія — хибний шлях: сильні EA обходяться дорожче, але окупаються місяцями, а не роками.

Асистент не варить каву

Сучасний асистент: приймає рішення в рамках делегованої зони; веде side-проєкти та звільняє мозок керівника для стратегічних завдань; поступово стає бек-апом нарадами, а потім — власником процесів.

Фактично це трамплін у позицію операційного директора. Лише на цьому етапі людина вивчає бізнес "під мікроскопом", бачить його болі та точки росту, набуває довіри фаундера і команди.

Роль асистента пережила еволюцію від "перегорнути сторінку щоденника" до "продовження нервової системи CEO". На ринку воєнної турбулентності саме такі люди рятують бізнес від інформаційного шуму, зберігають фокус і стають майбутніми керівниками операційки.
Тому, коли наступного разу керівник зніме слухавку й скаже HR: "Потрібен асистент", переконайтеся, що він справді шукає партнера-ко-пілота, а не того, хто подає філіжанку.
Правильна "права рука" сьогодні коштує не менше, ніж хороший C-level — і вона того варта.