Кому з українців треба негайно оцифрувати трудову книжку — чотири категорії

Українці мають час до 10 червня 2026 року для оцифрування своїх паперових трудових книжок. Мета — сформувати електронний каталог, який гарантує збереження даних про стаж. Можна передати сканкопії документа через вебпортал Пенсійного фонду або здійснити оцифрування записів.

Сайт Новини.LIVE розповідає, кому першочергово необхідно оцифрувати трудову книжку.

Чиї трудові книжки треба оцифрувати в березні

Роботодавці та працівники мають час до 10 червня 2026 року для виконання цього зобов’язання. Однак існують категорії українців, чиї документи варто оцифрувати першочергово. За інформацією ПФУ, пріоритетність надається відомостям про трудову діяльність осіб:

• яким до виходу на пенсію за віком залишилося два і менше років;
• за період до 1 липня 2000 року.

Також на практиці вдалося визначити ще дві категорії працівників, яким варто подати відскановані копії трудової книжки якомога швидше. На спеціалізованому порталі Kadroland йдеться про:

• мобілізованих у березні 2026 року;
• робітників, у яких з березня починається відпустка для догляду за дитиною, призупинення дії трудового договору чи тривала (понад місяць) неоплачувана відпустка.

"Щойно буде подано Об’єднаний зарплатний звіт без нарахування та виплати доходу та ЄСВ, зв’язок "роботодавець-працівник" буде розірвано і передати сканкопію трудової книжки роботодавець вже не зможе", — уточнили на порталі.

Іншими словами, трудові відносини між керівником і підлеглим не припиняться, однак передати сканкопію книжки не вийде.

Як правильно цифрувати трудову книжку

Працівники можуть скористатися функціоналом особистого кабінету на вебпорталі ПФУ, маючи власний електронний кваліфікований підпис. Алгоритм дій має такий вигляд:

• в розділі "Комунікації з ПФУ" в лівому боковому меню відкрити вкладку "Відомості про трудові відносини";
• заповнити дані;
• надати згоду на обробку персональних даних;
• завантажити скановані копії сторінок трудової книжки;
• підписати і клікнути на "Відправити до ПФУ".

Щоб документи точно прийняли, варто простежити за дотриманням технічних вимог. Сканкопії мають бути виготовлені в кольоровому варіанті з оригіналів і подані в хронологічному порядку. Зображення треба зберігати у форматах JPG або PDF, щоб розмір кожного файлу не перевищував 1 МБ. Рекомендована якість сканування — 300 dpi.

Що ще варто знати українцям

Нагадаємо, деякі українці можуть отримувати щомісячну виплату від 8 600 до 26 000 грн у 2026 році. Йдеться про осіб з особливими заслугами перед державою і членів сімей загиблих захисників.

Також ми писали, що працівники можуть розраховувати на грошову компенсацію за невикористану відпустку в разі звільнення чи в інших передбачених випадках. Однак перелік обставин обмежений.